04 juni 2012

Privacy handreiking

“Hoe heeft dit kunnen gebeuren? Waarom wisten ze dit niet van elkaar?”

Inleiding

Men is snel zeer uitgesproken als het gaat om een gezinsdrama wat het nieuws heeft gehaald. Zeker als er kinderen bij betrokken zijn, moet privacy vervolgens geen onderwerp van discussie meer zijn, want het kind moet in bescherming genomen worden

Tegelijkertijd kunnen we stellen dat multiproblematiek niet ineens ontstaat. De problemen kunnen zich in de loop van de tijd opstapelen en is het zaak dat de betrokken professionals elkaar tijdig vinden. Het nut en de noodzaak voor eenduidig handelen middels multidisciplinair samenwerken staat buiten kijf; bij gedeelde zorg moeten we dit tijdig van elkaar weten, niet langs elkaar heen werken en samen met het gezin komen tot één aanpak. Multidisciplinair samenwerken in een vroegtijdig stadium betekent ook dat we zorgvuldig moeten omgaan met de gegevens van het gezin. Privacy hebben we allen hoog in het vaandel staan, maar het is in die zin niet direct duidelijk wat we hier nu precies mee bedoelen.

In dit document proberen we een praktische vertaling te maken van de mogelijkheden die de wet- en regelgeving, de gemaakte samenwerkingsafspraken (convenant) en de technische beveiliging van de webapplicatie JeugdlinQ ons biedt .

Samenwerken in de jeugdketen – privacy in een notendop

Spoorboekje:

Staatssecretaris Marlies Veldhuijzen van Zanten (VWS) lanceerde 29 juni 2011 Samenwerken in de jeugdketen; een instrument voor gegevensuitwisseling . Dit spoorboekje kan professionals helpen bij het zetten van de juiste stappen wanneer zij zich zorgen maken over de ontwikkeling van een jeugdige. Professionals kunnen aan de hand van vragen afwegen of multidisciplinair informatie uitwisselen met andere professionals in het belang van de jeugdige/ het gezin is. Centraal staan de volgende vragen;

Proportionaliteit:

Staat mijn actie in verhouding tot het doel? Is mijn actie in proportie? Deel niet meer dan wat voor het doel noodzakelijk is.

Subsidiariteit

Kies voor de minst ingrijpende actie. Moet ik wel multidisciplinair samenwerken? Is er een andere (minder ingrijpende actie) mogelijk om mijn doel te bereiken?

Doelmatigheid

Heb ik de meest geschikte actie ondernomen? Bereik ik met deze actie mijn beoogde doel?

Afweging: 

Het antwoord op deze vragen is veelal evident, maar vraagt wel om een bewuste afweging. Voordat er multidisciplinair wordt samengewerkt moet de betrokken professional een concrete afweging hebben gemaakt; wat zijn de zorgen, met welk doel je de samenwerking zoekt en heb ik hier de expertise van een andere professional voor nodig?  

Documenteer:

Maak hier altijd een aantekening van in het eigen dossier! 

Doel samenwerken

Voor de betrokken hulp- of dienstverlener is het de algemene insteek een gezonde en veilige ontwikkeling van de betrokken jeugdige naar volwassenheid voor ogen te hebben. En vanuit de gedachte van 1 gezin 1 plan kan dit niet los gezien worden van het gezin en de omgeving waar de jeugdige onderdeel van uit maakt.

Toestemming:

Tegelijkertijd geeft de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) aan dat de verwerking van persoonsgegevens niet mag zonder ondubbelzinnige toestemming van degene wie het betreft (Wbp, art. 8). Voordat een professional de jeugdige of het gezin multidisciplinair wilt bespreken, zal dit altijd in samenspraak zijn met de betrokken gezinsleden. En gelukkig maar, want het zijn tenslotte de ouders/ wettelijk vertegenwoordigers die als eerste verantwoordelijk zijn voor het veilig opgroeien van hun kind en willen serieus genomen worden in hun ouderschap. Ze hebben vaak ook zelf constructieve ideeën, maar weten deze niet altijd even goed te concretiseren zonder hulp van anderen. En als laatste moet uitgegaan worden van de eigen kracht van het gezin. Anders gezegd, wat kunnen ze zelf oppakken?

Overmacht

Tenslotte kan er kan sprake zijn van overmacht of conflict van plichten. Bijvoorbeeld als de veiligheid van de jeugdige/ ouders of die van uzelf in het geding is. Het is dan zaak direct actie te ondernemen en hoeft er geen toestemming te worden gevraagd voor het multidisciplinair samenwerken. Het belang van het in bescherming nemen van de jeugdige weegt niet op tegen het privacy belang van de ouders/ het gezin. En dit is de weegschaal die de professional in het dagelijks werk met zich meedraagt. Komt men hier niet uit dan is interne (of geanonimiseerde externe) consultatie van collega’s altijd mogelijk.

Documenteer

Maak hier ook altijd een concrete aantekening van in het eigen dossier!

Convenant - samenwerkingsafspraken multidisciplinair overleg

Het convenant

Het is gebruikelijk dat een periodiek casusoverleg van start gaat op het moment dat er een convenant is afgesloten. Kortweg staat hier het doel van de samenwerking in beschreven, de doelgroep, wie de deelnemers van dit overleg zijn, taken en verantwoordelijkheden en hoe men om wenst te gaan met het privacy vraagstuk.

Advies:de wijze van verwerking van persoonsgegevens opnemen in het convenant

De Wbp waarborgt onze privacy. En anders dan deze wet is er geen specifiek wettelijk kader voor multidisciplinair samenwerken, zoals bijvoorbeeld een ‘wet CJG’. Dit geldt ook voor de wijze van registratie en daarmee het gebruik van digitaal ondersteunende instrumenten, zoals de webapplicatie van JeugdlinQ. In JeugdlinQ wordt de relevante casusinhoudelijke informatie van personen vastgelegd, namelijk de problematiek, gestelde doelen, de acties en het resultaat op procesniveau. Ongetwijfeld heeft u reeds een convenant opgesteld waarin de samenwerkingsafspraken van het multidisciplinair overleg zijn vastgelegd. We adviseren u echter ook de verwerking van persoonsgegevens, dit wil zeggen, het gebruik van een digitaal ondersteunend instrument op te nemen in uw convenant.

De beveiliging van de techniek

Software as a service (SaaS)

JeugdlinQ is een webapplicatie en wordt met een beveiligingscertificaat aangeboden als een service. De applicatie wordt vanuit één centrale plek in Nederland gehost (zowel fysiek als elektronisch beveiligd). Onderhoud, beheer en updates worden door JeugdlinQ uitgevoerd. Alle data van het CJG wordt opgeslagen in eigen database schema’s en zijn daardoor fysiek gescheiden van data van overige CJG regio’s.

Geen software installatie

De gebruiker heeft alleen een PC, internet browser en internetverbinding nodig om gebruik te kunnen maken van de applicatie. Per eindgebruiker is minimaal 512 kb/s aan downloadsnelheid nodig (en 256 kb/s upload). Geen extra hardware of software is nodig voor de gebruiker.

Modulair van opbouw

Het systeem is opgedeeld in verschillende modules waarbij iedere module een specifieke set aan functionaliteiten kent. Iedere module is zelfstandig, en communicatie tussen modules is mogelijk. In de architectuur is een strikte scheiding van data en programmaonderdelen gehanteerd.

Functionaliteit en data gescheiden

Systemen en gegevens zijn hierdoor gescheiden en kunnen los van elkaar kunnen worden hersteld mochten er problemen zijn.

Rollen en rechten

Middels een uitgebreid autorisatiesysteem zijn verschillende rollen voor verschillende gebruikers in te richten.

Beheer en onderhoud volgens SLA

Doordat wij een gehoste oplossing aanbieden worden alle noodzakelijke voorzieningen zoals serveroperating systeem, databasesoftware, hardware, tapestreamers, spamfilters etc. door ons binnen de dienstverlenings-overeenkomst geleverd worden. U hoeft alleen zorg te dragen voor een goede internetverbinding en werkstations met een redelijk recente versie van een gangbare internetbrowser daarop.

Samen bouwen aan en profiteren van verbeteringen

JeugdlinQ is gebouwd met gebruik van open standaarden en open source software. Dit onderstreept ons streven om gedane investeringen herbruikbaar te maken voor anderen. Daarnaast heeft het als voordeel dat ontwikkelingen van anderen u ten goede kunnen komen.

ESCROW

De sourcecode is neergelegd bij ESCROW waardoor u, ook nadat wij om wat voor reden dan ook niet meer zouden kunnen leveren, zeker bent van de continuïteit van de door u gebruikte oplossing.

We wensen u veel succes in het samen- en werken met JeugdlinQ. 

Ruben van den Bosch, consultant.

Vragen mailen naar ruben@rigterensterck.nl

Terug naar het nieuwsoverzicht